Se lancer dans la formation professionnelle, c’est souvent commencer par une question très concrète : “On doit faire quoi, exactement, pour être en règle ?” Le numéro de déclaration d’activité (NDA) fait partie des toutes premières étapes administratives à maîtriser. Il ne “certifie” pas vos formations et ne juge pas votre qualité, mais il officialise votre activité de prestataire de formation auprès de l’administration, et il conditionne ensuite plusieurs obligations.
L’objectif de cet article : vous donner une vision claire et opérationnelle de la démarche pour obtenir le NDA et des obligations à respecter une fois qu’il est attribué.
Le NDA, c’est quoi… et surtout, ce que ce n’est pas
Le NDA est un numéro d’enregistrement délivré après dépôt et enregistrement de votre déclaration d’activité. Il est lié à votre structure (SIREN/SIRET) et à votre activité de formation.
Point clé à retenir : le NDA n’est pas un agrément. L’administration le rappelle explicitement : ce numéro “ne constitue en aucun cas un agrément” des formations ou de l’organisme.
Et si vous faites de la communication (site web, plaquette, réseaux sociaux) en mentionnant votre déclaration d’activité, la loi impose une formulation précise, avec la mention : “Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.”
Qui doit faire une déclaration d’activité… et à quel moment ?
La règle de base : toute personne/structure qui réalise des actions de formation professionnelle doit déposer une déclaration d’activité dès la conclusion de sa première convention ou de son premier contrat de formation professionnelle.
Et il y a une contrainte de délai importante : la déclaration doit être déposée dans les 3 mois suivant le début de l’activité. Concrètement, dès que vous avez votre première prestation contractualisée (convention/contrat), vous enclenchez la démarche.
Obtenir son NDA : la démarche pas à pas
1) Avoir les prérequis “administratifs”
Avant toute chose, votre structure doit exister (SIREN/SIRET), car le dossier de déclaration d’activité s’appuie sur l’identification de l’entreprise.
2) Déposer votre dossier via la DREETS
De plus en plus, la démarche se fait en ligne via le téléservice Mon Activité Formation (MAF), utilisé notamment pour déposer la déclaration et ensuite transmettre le BPF.
3) Joindre les pièces justificatives
Selon les DREETS, la liste exacte peut légèrement varier, mais les bases reviennent systématiquement. Par exemple, la DREETS PACA mentionne notamment :
- Justificatif d’attribution du numéro SIREN
- Bulletin n°3 du casier judiciaire (dirigeant/déclarant)
- Copie de la première convention (ou, à défaut selon les cas, bon de commande/facture/contrat permettant d’attester le démarrage effectif)
Une fois le dossier déposé, l’administration vous délivre un récépissé et votre NDA si tout est conforme.
Une fois le NDA obtenu : où l’afficher
Le NDA n’est pas un numéro “interne” : vous avez une obligation de l’indiquer sur vos documents contractuels. La réglementation précise que, à l’exception de la première convention / du premier contrat, vous devez faire figurer votre numéro d’enregistrement sur vos conventions (ou, à défaut, sur devis, bons de commande, factures, contrats), avec une formulation encadrée.
En pratique, beaucoup d’OF adoptent un réflexe simple : intégrer la mention NDA dans le pied de page de leurs modèles (convention, contrat, devis, facture), pour éviter les oublis.
Les obligations qui “vont avec” : le BPF
Le point le plus sous-estimé, surtout la première année : le bilan pédagogique et financier (BPF).
- Les organismes de formation doivent adresser chaque année leur BPF à la DREETS.
- La transmission se fait par voie dématérialisée, généralement via MAF.
Si vous ne transmettez pas le BPF, ou si vous n’avez aucune activité de formation pendant un an, votre déclaration peut devenir caduque, et le NDA peut être fragilisé (caducité / annulation selon les situations).
Les erreurs fréquentes qui coûtent du temps
1) Déposer trop tôt (sans vraie “première action” contractualisée).
La déclaration se déclenche à partir de la première convention / premier contrat, pas “au moment où on lance son site”.
2) Oublier le casier judiciaire ou fournir un document non conforme.
C’est un classique : dossier incomplet = aller-retour et délai qui s’allonge.
3) Utiliser le NDA comme argument marketing (“agrément”, “reconnu par l’État”).
C’est précisément ce qu’il ne faut pas faire. Si vous communiquez dessus, la forme est encadrée, avec la mention “cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État”.
4) Penser que le NDA “remplace” Qualiopi.
Le NDA = déclaration administrative d’activité. Qualiopi = certification qualité pour accéder à certains financements. Ce sont deux sujets différents, avec des logiques différentes.
Le bon réflexe : traiter le NDA comme un socle de conformité
Si vous deviez retenir une méthode simple :
(1) contractualiser proprement votre première action, (2) déposer un dossier complet, (3) standardiser vos documents avec la mention NDA, (4) sécuriser votre calendrier BPF.
Et si vous voulez éviter les erreurs de forme (dossier, pièces, mentions obligatoires) ou gagner du temps sur la mise en conformité globale, l’accompagnement peut faire une vraie différence : chez Certification-professionnelle.com, l’idée n’est pas de vous noyer sous des textes, mais de vous donner une démarche claire, suivie, et applicable avec un objectif simple : que votre organisme avance vite, et surtout, avance juste.
