Votre certification vient d’être enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique ? Félicitations !
Mais attention : cette reconnaissance marque le début d’un engagement sur le long terme. Devenir organisme certificateur s’accompagne d’obligations précises qu’il convient de maîtriser dès maintenant pour sécuriser votre activité.
Ce que signifie vraiment être organisme certificateur
Depuis la loi du 5 septembre 2018, la qualité d’organisme certificateur possède une définition juridique claire. Dès lors que votre organisme détient au moins une certification active au RNCP ou RS, vous endossez cette qualité, que vous portiez seul cette certification ou en co-dépôt.
Cette reconnaissance vous confère des droits : délivrer la certification, organiser les évaluations, préparer les candidats et construire un réseau de partenaires. Mais ces prérogatives viennent avec des responsabilités encadrées par France compétences.
Vos trois obligations légales fondamentales
Alimenter le système d'information du CPF
Vous devez transmettre à la Caisse des dépôts les informations de chaque titulaire de vos certifications, dans un délai strict de trois mois maximum après délivrance. Cette transmission via fichier XML alimente le compte personnel de formation des bénéficiaires. Le non-respect entraîne des sanctions, d’où l’importance d’organiser un circuit de collecte fluide avec vos partenaires.
Respecter les conditions d'honorabilité
Aucune personne condamnée pour crime ou délit contraire à la probité ne peut exercer de fonction de direction au sein d’un organisme certificateur.
Cette exigence protège les candidats contre la tromperie et les pratiques frauduleuses. France compétences veille également à ce que vous ne poursuiviez pas de buts autres que la certification professionnelle.
Communiquer des données statistiques
Tous les deux ans minimum, transmettez à France compétences vos données d’insertion professionnelle des certifiés. Ces statistiques, portant sur au moins deux promotions annuelles, constituent un critère essentiel lors du renouvellement. Elles reflètent la pertinence de votre certification sur le marché du travail.
Déployer votre certification conformément à vos engagements
Votre dossier d’enregistrement vaut engagement : vous devez déployer votre certification exactement comme décrit. Tout écart peut justifier un contrôle ou une mise en demeure.
Respecter votre référentiel
Maintenez les contenus de formation, les compétences évaluées et les modalités d’évaluation tels que décrits. Garantissez les voies d’accès annoncées (formation, VAE, apprentissage). Toute modification substantielle doit être signalée à France compétences dans des délais raisonnables.
Communiquer de façon transparente
Votre communication doit identifier précisément le libellé exact de la certification, le contenu des compétences, les voies d’accès et le niveau de qualification.
Distinguez clairement la certification des formations qui y préparent. Toute communication trompeuse expose votre organisme à des sanctions.
Gérer rigoureusement votre réseau de partenaires
Si vous déployez via un réseau, vos responsabilités s’étendent considérablement.
Formaliser chaque habilitation
Vous pouvez habiliter des partenaires à préparer et évaluer, mais seul vous délivrez la certification finale.
Chaque partenariat nécessite une convention formalisée, un cahier des charges précis, des procédures de contrôle et des modalités de traitement des anomalies.
Déclarer vos partenaires
Depuis mars 2021, déclarez l’ensemble de vos partenaires via certifpro.francecompetences.fr, avec actualisation sous trois mois en cas de changement.
Cette formalité protège votre propriété intellectuelle et conditionne l’éligibilité au CPF. Un partenaire non déclaré verra ses offres bloquées par la Caisse des dépôts.
Déployer un dispositif de contrôle
Vous restez responsable de la qualité délivrée par l’ensemble du réseau. Réalisez des audits réguliers, contrôlez les modalités d’évaluation, vérifiez la conformité pédagogique, identifiez les anomalies et documentez vos actions. Ces éléments seront examinés lors du renouvellement.
Que risquez-vous en cas de non-conformité ?
Depuis le décret du 2 avril 2021, France compétences peut vérifier la conformité de votre communication et la qualité de votre réseau.
Le processus de mise en demeure
En cas de manquement, vous recevez généralement une mise en demeure avec délai de conformité. Cette phase permet un dialogue et une régularisation rapide. Mais si la mise en conformité n’intervient pas, les conséquences deviennent lourdes.
Les sanctions possibles
Le non-respect peut conduire à la suspension ou au retrait de votre enregistrement, avec des impacts immédiats : perte du financement CPF, impossibilité d’accueillir des apprentis, exclusion de la VAE. Au-delà des conséquences financières, c’est votre crédibilité qui s’effondre.
Vos bonnes pratiques pour rester conforme
- Structurez votre organisation interne : Désignez un responsable de certification chargé de suivre les évolutions réglementaires, coordonner les remontées d’information et piloter le réseau de partenaires. Cette personne devient le gardien de votre conformité et l’interlocuteur privilégié de France compétences.
- Équipez-vous d’outils de traçabilité : Mettez en place des outils traçant la délivrance des certifications, les habilitations actives et le devenir des certifiés. Un tableau de bord vous permettra d’anticiper les échéances et d’identifier rapidement les points de vigilance. Automatisez autant que possible la remontée des données vers le système d’information du CPF.
- Formez et accompagnez : Formez régulièrement vos équipes et partenaires au cadre réglementaire. Organisez des sessions sur les bonnes pratiques d’évaluation et les évolutions attendues. La qualité repose sur la compréhension par chacun de ses responsabilités.
Conservez précieusement les traces de vos contrôles, anomalies identifiées et mesures correctives : ces éléments constituent des preuves lors du renouvellement. Documentez vos plans de contrôle et les actions d’amélioration continues.
