Pour déposer sa formation au RNCP, il faudra respecter un certain nombre d’étapes détaillées par France Compétences. Il faudra notamment réaliser votre dépôt par téléprocédure.
Etape 1 - Création de compte
Cette étape est particulièrement bien expliquée par France Compétences. Nous reprenons les termes de la notice afin que vous puissiez créer votre compte en suivant le pas-à-pas suivant.
Attention ! La première personne à créer un compte pour une entité se voit accorder le profil « Gestionnaire entité ». Ce profil permet la validation des autres demandes de comptes déposants dans votre entité.
Le « Gestionnaire entité » doit donc être désigné par le responsable légal de l’entité et devra consulter régulièrement l’application pour valider les demandes de compte faites par toute personne au sein de son organisation.
Pour vous créer un compte à partir de la page de connexion.
- Cliquez sur [Créer un compte]
- Choisissez si votre entité est un ministère ou un autre organisme. Les universités et les écoles publiques ne sont pas assimilées à des ministères.
- Précisez si votre entité possède un SIRET. Si oui précisez-le (ne pas inclure d’espace dans votre saisie), Les universités et écoles publiques doivent utiliser le SIRET du siège et non pas celui de leur établissement (comme par exemple : service commun de formation continue …). Si non, cochez [non], saisissez les informations liées à votre entité (dénomination, adresse …)
- Joignez les pièces obligatoires :
- Document attestant de l’existence légale de votre entité :
- extrait K ou Kbis de moins de 3 mois ;
- annonce de création au Journal officiel pour les associations ;
- décret ou arrêté de création pour les établissements publics.
- Pour les CQP, si le déposant est la CPNE : l’accord constitutif de branche ou document équivalent.
- Délégation de mandat de votre entité vous désignant « administrateur entité » : ce document est obligatoire dès lors que votre nom ne figure pas sur le document attestant de l’existence légale de votre entité. Pour les établissements publics, elle est systématiquement obligatoire et signée par le représentant légal des établissements.
Ce document doit être daté de moins de 3 mois.
Voici un exemple de modèle pour la délégation de mandat de l’administrateur entité :
« Je soussigné, [nom du gérant], agissant en qualité de directeur/président de [dénomination de l’organisme] désigne [Prénom et Nom du déposant tel qu’il est créé lors de l’inscription], administrateur entité et lui délègue mandat auprès de l’organisme France Compétences pour créer un compte dans le système d’information des répertoires nationaux des certifications professionnelles »
- Renseignez vos informations de connexion personnelles et vos coordonnées.
- Vous allez recevoir un mail pour activer votre demande de création de compte – Cliquez sur le lien. (N’oubliez pas de vérifier vos spams si vous ne recevez pas ce mail d’activation).
- Vous devez attendre que l’administrateur du SI valide votre demande de création de compte. Vous recevrez un mail confirmant cette validation. Cette validation peut prendre plusieurs jours.
- Vous pouvez désormais vous connecter à votre compte à l’aide de votre login (votre adresse électronique) et du mot de passe que vous avez choisi (en cas d’oubli, cliquez sur [Mot de passe oublié] de la fenêtre de connexion).
Si vous n’avez pas reçu votre mail d’activation :
Gardez ouverte la page de confirmation de demande de création de compte : à partir de cette page vous pouvez demander qu’un nouveau mail d’activation vous soit adressé.
Créez à nouveau votre compte avec la même adresse mail. Au terme du processus, il vous sera proposé le renvoi du mail d’activation. Si vous ne recevez pas votre mail d’activation à la suite de ces étapes, écrivez à ****@****
Etape 2 - Dépôt de la demande d’enregistrement au RNCP
Les documents à joindre aux dossiers :
- Le dossier téléchargeable après que la téléprocédure d’inscription soit validée par un administrateur ;
- Un document attestant l’existence de l’organisme certificateur (Kbis par exemple) ;
- Le bulletin n°3 du casier judiciaire du responsable légal de l’organisme ;
- Le parchemin de la certification. Ce parchemin doit comporter des mentions obligatoires :
- raison sociale l’organisme certificateur,
- intitulé de la certification professionnelles,
- niveau de qualification,
- références de la décision d’enregistrement,
- identité du bénéficiaire,
- date et lieu de délivrance,
- signature du responsable de l’organisme.
- Le PV des jurys d’examens : ce PV permet d’indiquer comment le jury délibère, le rôle de chaque membre du jury, les modalités d’admission… On y indique également la liste des candidats admis et non admis pour les deux promotions précédentes. Ce PV doit être signé par tous les membres du jury.
- Le livret 2 VAE : il s’agit du document que le candidat à la VAE utilise pour présenter les activités professionnelles qu’il a menées, ainsi que les compétences qu’il a acquises au cours de son expérience professionnelle.
- Les documents concernant les modalités d’organisation des épreuves d’évaluation et la mise en place de procédures de leur contrôle. Il s’agit ici de décrire précisément comment se déroulent les épreuves d’évaluation : nombres d’épreuves, type, durée, présentiel ou distanciel, rédaction d’un mémoire, épreuve surveillée…
- Les référentiels d’activités, de compétences et d’évaluation que nous abordons plus loin.
Pour les CQP, la délibération de la CPNE et/ou la convention collective créant le CQP et un document concernant le transfert de la propriété intellectuelle. Cela ne concerne que les organismes ayant un partenariat avec un CPNE. - Le document de présentation de l’organisme
- Le règlement de la validation de la certification. On doit indiquer ici quelles sont les modalités mises en place pour valider et délivrer la certification : examen de fin de formation, thèse, stage professionnel, mémoire…?
- Les études sur le métier ou le secteur d’activité en lien avec la certification. Ici, il est important d’indiquer toutes les informations pertinentes permettant d’attester la corrélation entre la formation délivrée et les besoins du marché du travail. Cela peut être des données chiffrées, le taux d’insertion professionnelle des promotions précédentes…
Nous vous conseillons fortement de vous créer une liste récapitulative de tous les documents demandés. En effet, un dossier incomplet mettra en suspens votre demande de certification.
Par exemple, cette liste peut prendre cette forme :
- Dossier téléchargeable
- KBis
- Bulletin n°3 de M./Mme XXX, directeur.trice de l’organisme
- Parchemin de certification
- PV des jurys d’examen
- Livret 2 VAE
- Modalités d’organisation des épreuves d’évaluation
- Référentiel d’activités, de compétences et d’évaluation
- Délibération de la CPNE /
- Convention collective créant le CQP (pour CQP)
- Document de transfert de la propriété intellectuelle (pour CQP)
- Règlement de la validation de la certification
- Etudes sur le métier ou le secteur d’activité
Cochez au fur et à mesure les documents qui sont rassemblés et complétés si besoin.
Étape 3 - Dialogue avec France compétences
France Compétence indique sur sa notice :
Une fois votre dossier complété (partie dématérialisée et pièces jointes chargées) et transmis via le bouton « envoyer », il sera transmis à France compétences qui statuera sur la complétude et la recevabilité de votre demande.
Si votre demande est incomplète un message vous sera envoyé via l’application afin de vous permettre de transmettre les informations ou pièces requises.
Ce message sera visible tout d’abord en haut de la page de votre demande, puis dans les notifications.
Si votre demande est complète et recevable, elle sera instruite par la direction de la certification professionnelle de France compétences puis examinée par la Commission de la certification professionnelle de France compétences qui rendra un avis conforme préalable à une décision du directeur général de France compétences.
Voici donc les étapes :
- Envoyez votre dossier (le formulaire dématérialisé et les pièces jointes) à France Compétence via votre espace personnel.
- Cliquez sur “Envoyez”
: France Compétences vérifiera que le dossier est complet. Si c’est le cas, France Compétences indiquera que la demande est recevable. - Si le dossier est incomplet, vous recevez un message de France Compétences qui vous indiquera les pièces ou les informations manquantes. Ce message est également visible depuis votre espace personnel dans l’onglet “Notifications”.
- Si la demande est complète et recevable, elle est alors examinée par la Commission de la Certification Professionnelle de France Compétences.
Cette Commission rendra alors un avis conforme qui interviendra avant la décision officielle du Directeur Général de France Compétences.
RAPPELS IMPORTANTS (notés par France Compétences sur sa notice) :
- Aucun dossier papier transmis par courrier ne sera examiné.
- Tout projet de certification professionnelle faisant l’objet d’une demande d’enregistrement au RNCP doit comporter un niveau de qualification, y compris les CQP.
- Un CQP est déposé soit par la CPNE d’une branche professionnelle, soit par un organisme désigné ou mandaté expressément pour ce faire par la CPNE.
Selon l’article 5 de l’arrêté du 4 janvier 2019, la transmission d’informations erronées ou incomplètes entraîne la suspension de la demande d’enregistrement. - Sans préjudice des sanctions prévues à l’article 441-1 du code pénal, toute fausse déclaration entraîne de droit l’irrecevabilité de la demande.
- Pour toutes les certifications professionnelles enregistrées au RNCP, les référentiels d’activité, de compétences et d’évaluation seront publiés sur le site de France compétences, avec la fiche RNCP de la certification.
