Comprendre la formation professionnelle, c’est souvent décoder un langage à part. L’objectif de cet article est de décrypter les mots-clés essentiels de la formation professionnelle, afin de vous aider à naviguer sereinement dans cet univers. Nous vous proposons donc un glossaire des principaux termes à connaître, avec des explications claires et accessibles !
1) OF, OC, Cofrac : qui fait quoi ?
- OF (organisme de formation) : structure qui réalise des actions concourant au développement des compétences (formation, VAE, bilan, apprentissage). Si l’OF veut accéder à des fonds publics/mutualisés, il doit être certifié Qualiopi.
- OC (organisme certificateur) : tiers indépendant qui audite et délivre la certification Qualiopi ; il est accrédité par le Cofrac (ou instance de labellisation reconnue).
- Cofrac : autorité française d’accréditation des organismes certificateurs (OC).
À retenir : OF = prestataire, OC = auditeur/délivreur, Cofrac = accréditeur.
2) Qualiopi et RNQ :
- Qualiopi est le nom donné à la certification des organismes de formation (OF), centres de bilan de compétences (CBC), centre de validation des acquis de l’expérience (VAE) et centre de formation par apprentissage (CFA). A compter du 1er janvier 2022, tous les organismes désireux de bénéficier de fonds publics et mutualisés dans le cadre d’une activité de développement des compétences devront être certifiés Qualiopi.
- RNQ : (Référentiel national qualité) : cadre réglementaire composé de 7 critères et 32 indicateurs décrivant les exigences qualité applicables aux prestataires de formation ; la certification Qualiopi se base sur ce référentiel.
- Cycle de certification : audit initial, audit de surveillance à 18–22 mois, puis renouvellement à 3 ans.
Usage : votre plan qualité, vos preuves et vos process doivent répondre aux indicateurs applicables à vos catégories d’actions.
3) NDA (numéro de déclaration d’activité)
Identifie un prestataire lorsqu’il exerce des actions de formation. À distinguer de Qualiopi : le NDA atteste l’activité, pas la qualité. Pour le financement public, Qualiopi est exigé.
4) Les actions de formation
La loi liste les catégories d’actions : formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage. Ce sont ces catégories qu’auditent les organismes certificateurs (OC), avec des indicateurs communs et spécifiques.
5) RNCP vs Répertoire spécifique (RS)
- RNCP : répertoire des certifications professionnelles (diplômes/titres) structurées en blocs de compétences. Le RNCP rassemble l’ensemble des certifications professionnelles qui préparent à l’exercice d’un métier.
- RS : répertoire des certifications spécifique rassemble des certifications qui préparent à des certifications complémentaires à l’exercice d’un métier. (habilitations, compétences transversales, etc.)
Usage : pour l’éligibilité CPF, vérifiez l’inscription de la certification visée au RNCP ou au RS.
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6) CPF, OPCO, France compétences : la chaîne du financement
- CPF (Compte Personnel de Formation) : dispositif qui permet à toute personne active, salariée ou demandeur d’emploi, d’acquérir des droits à la formation professionnelle tout au long de sa vie. Ces droits peuvent être utilisés pour financer tout ou partie d’une formation éligible.
- OPCO (Opérateurs de Compétences) : organismes chargés d’accompagner les entreprises dans la formation de leurs salariés. Ils financent les actions de formation, conseillent les employeurs et contribuent au développement des compétences dans leur secteur professionnel.
- France compétences : instance nationale de régulation de la formation professionnelle et de l’apprentissage. Elle supervise la répartition des financements, garantit la qualité du système, et gère notamment la liste des certifications éligibles au CPF.
Point clé : l’accès à ces financements suppose le respect du RNQ et des exigences des financeurs.
7) Alternance, CFA, apprentissage
- Alternance : mode de formation qui combine des périodes d’enseignement théorique en centre de formation et des périodes de travail en entreprise, permettant d’acquérir à la fois un diplôme et une expérience professionnelle.
- CFA (Centre de Formation d’Apprentis) : établissement spécialisé dans la formation en alternance. Il assure l’enseignement général, technologique et professionnel des apprentis tout en coordonnant le lien entre l’entreprise, le formateur et l’apprenant.
- Apprentissage : contrat de travail en alternance destiné aux jeunes de 16 à 29 ans (avec certaines exceptions), permettant de préparer un diplôme ou un titre professionnel reconnu, tout en étant rémunéré et accompagné par un maître d’apprentissage.
8) AFEST : apprendre en situation de travail
Action de Formation En Situation de Travail : dispositif de formation qui repose sur l’apprentissage directement sur le lieu de travail. Il consiste à apprendre en réalisant des activités professionnelles réelles, encadrées par un formateur ou tuteur, avec des phases de mise en pratique et de réflexion pour formaliser les apprentissages.
9) Référentiel, preuve
- Référentiel : le RNQ et ses indicateurs guident l’audit Qualiopi.
- Preuves : éléments objectifs et traçables démontrant la conformité (procédures, supports, livrables, questionnaires, preuves d’information handicap, etc.). Le Guide de lecture précise les attendus par indicateur et par catégorie d’action.
10) Non-conformité, plan d’actions correctives
- NC mineure/majeure : écart au référentiel RNQ, classé selon son impact.
- PAC : plan d’actions correctives demandé par l’OC, avec délais et preuves de mise en œuvre pour lever la NC. Modalités encadrées par l’arrêté du 6 juin 2019.
11) Publics, accessibilité et handicap
Le RNQ impose d’informer et d’accompagner les publics, notamment sur l’accessibilité et les aménagements possibles. Les indicateurs 1 à 3, 4 et 26 (selon catégories) couvrent ces obligations.
12) Échantillonnage des actions à l’audit
Méthode utilisée lors d’un audit Qualiopi (ou autre audit qualité) consistant à sélectionner un échantillon représentatif des actions de formation, bilans de compétences, VAE ou apprentissage menées par l’organisme. L’objectif est de vérifier la conformité de ces actions aux exigences du référentiel sans avoir à examiner la totalité des prestations réalisées.
13) Traçabilité et satisfaction
- Traçabilité : l’OF doit conserver et documenter toutes les preuves liées à la formation, telles que conventions, convocations, feuilles de présence ou émargements (y compris numériques conformes), livrets d’évaluation et attestations.
- Satisfaction : le retour des participants doit être recueilli, analysé et utilisé pour améliorer continuellement les actions de formation (indicateur 30). Ce processus s’inscrit dans un cycle triennal de suivi, conformément aux exigences du Ministère du Travail et des Solidarités.
14) VAE et bilans de compétences
- VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) : obtention d’une certification par reconnaissance de l’expérience ; process, livrables et accompagnement spécifiques.
- Bilan de compétences : accompagnement individualisé visant à identifier les compétences, aptitudes et motivations d’une personne afin de construire un projet professionnel ou de formation.
15) Datadock (historique)
Ancien dispositif d’enregistrement des OF sur des critères qualité déclaratifs. Remplacé par Qualiopi : aujourd’hui, seul le respect du RNQ (via la certification) ouvre l’accès aux financements publics/mutualisés.
16) Programme & objectifs pédagogiques
Document qui présente objectifs, compétences visées, contenus, durée, modalités et évaluations.
Usage : il sert de référence commune (commerciale, pédagogique et audit).
17) Ingénierie pédagogique
Conception du parcours d’apprentissage (analyse des besoins, séquençage, modalités, évaluations).
À retenir : l’ingénierie explique pourquoi tel dispositif produit tels résultats.
18) Modalités : présentiel, distanciel, blended
Organisation de l’action : en salle, à distance synchrone/asynchrone, ou hybride (blended).
Point clé : chaque modalité a ses preuves d’assiduité et ses exigences techniques.
19) FOAD (formation ouverte et à distance)
Formation organisée sans présence simultanée en lieu unique, avec un accompagnement et une traçabilité spécifiques (plateforme, livrables).
Usage : préciser les outils, les temps d’appui, l’évaluation.
20) Prérequis vs publics visés
- Prérequis : conditions minimales pour suivre utilement l’action.
- Publics visés : catégories de bénéficiaires pour lesquelles l’action est conçue.
Bon réflexe : annoncer clairement les deux dans l’offre et la convocation.
21) Blocs de compétences
On forme à des compétences et on mesure des résultats (acquis). Les blocs de compétences structurent les certifications (notamment au RNCP).
Usage : relier objectifs ↔ évaluation ↔ attestation.
22) Évaluation (initiale, formative, sommative)
- Initiale : positionnement d’entrée.
- Formative : pendant l’action, pour réguler.
- Sommative : à la fin, pour attester l’acquisition.
À retenir : l’alignement pédagogique se voit en audit.
23) Attestation d’assiduité / de fin de formation
Document qui prouve la participation (assiduité) et/ou l’atteinte des objectifs (fin de formation).
Bon réflexe : soigner les mentions (identité, dates, durée, résultats).
24) Convention / contrat de formation
- Convention : avec une entreprise pour ses salariés.
- Contrat : avec un particulier (B2C).
Point clé : préciser prestations, prix, calendrier, modalités, CGV/CGU.
25) Convocation & émargement
- Convocation : informations pratiques aux apprenants.
- Émargement : preuve des temps réalisés (signature papier ou numérique conforme).
Audit : cohérence heures prévues / réalisées.
26) Réclamation & amélioration continue
Toute expression d’insatisfaction formalisée et traitée selon une procédure (accusé de réception, délai, réponse).
À retenir : la boucle satisfaction → analyse → actions est scrutée.
27) Référent handicap & accessibilité
Personne identifiée, processus d’aménagements raisonnables, information préalable sur l’accessibilité.
Usage : tracer les demandes, réponses et solutions proposées.
28) Sous-traitance
Délégation d’une partie de la prestation à un tiers. L’OF reste responsable de la qualité, de l’information et de la traçabilité.
29) Multisite & périmètre de certification
Organisation avec plusieurs lieux/entités. La certification couvre un périmètre défini (sites/catégories d’actions).
Audit : échantillonnage des sites et des actions représentatives.
30) Éligibilité CPF & prise en charge
Une action est finançable si elle répond aux règles du financeur (ex. CPF : certification au RNCP ou RS, ou cadre spécifique).
À retenir : Qualiopi ≠ éligibilité automatique ; vérifier référentiel + financeur.
Conclusion
Maîtriser ce vocabulaire propre à la formation professionnelle vous permettra de gagner en assurance dans vos démarches, que ce soit pour créer un organisme de formation, candidater à Qualiopi, naviguer dans les financements ou concevoir des parcours certifiants.
