Créer un organisme de formation ne consiste pas seulement à concevoir un programme et à trouver des clients.
En France, l’activité est encadrée par un ensemble d’obligations administratives, juridiques, comptables et documentaires qu’il faut maîtriser dès le départ. Déclaration d’activité, contrat ou convention, règlement intérieur, bilan pédagogique et financier, obligations d’information, traçabilité… le cadre est précis, et les manquements peuvent rapidement fragiliser une structure.
Pour autant, ces obligations ne doivent pas être vues comme de simples contraintes. Bien comprises, elles constituent aussi une base de professionnalisation. Elles permettent de sécuriser la relation avec les stagiaires, de rassurer les financeurs, de faciliter les contrôles et de poser des fondations solides pour un développement durable de l’activité.
Déclarer son activité dans les délais
La première obligation, pour tout prestataire qui réalise des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle, est la déclaration d’activité. Elle doit être adressée au service régional de contrôle de la DREETS compétente, au plus tard dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention de formation ou du premier contrat de formation professionnelle. Cette formalité peut être réalisée en ligne via le portail Mon Activité Formation.
Le dossier doit être accompagné de plusieurs pièces justificatives : justificatif SIREN, bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant ou du déclarant, copie de la première convention ou du premier contrat, éléments relatifs au contenu des actions, moyens mobilisés, ainsi que la liste des intervenants avec leurs titres, qualités et lien contractuel avec l’organisme.
L’administration peut refuser l’enregistrement si les prestations déclarées ne relèvent pas du champ légal de la formation professionnelle ou si les règles applicables ne sont pas respectées.
Autre point souvent négligé : toute modification d’un élément déclaré, ou toute cessation d’activité, doit faire l’objet d’une déclaration rectificative dans un délai de trente jours. Autrement dit, la déclaration d’activité est une obligation vivante, qui doit suivre l’évolution réelle de l’organisme.
Encadrer chaque prestation par les bons documents
Un organisme de formation ne peut pas vendre ses prestations de manière informelle. Le Code du travail impose un cadre contractuel précis. Lorsqu’il s’agit d’une relation avec un acheteur de formation (entreprise, structure, commanditaire), une convention doit être conclue avec l’organisme de formation. Lorsqu’une personne physique finance elle-même sa formation, un contrat de formation professionnelle est obligatoire.
Dans ce second cas, le contrat doit être conclu avant l’inscription définitive et avant tout règlement.
Il doit mentionner, notamment, la nature et la durée de l’action, le programme, les prérequis, les modalités pédagogiques, les moyens techniques, les modalités de contrôle des connaissances, les références des formateurs et les conditions financières.
Le stagiaire dispose en outre d’un délai de rétractation de dix jours, et aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai. Passé ce délai, le premier versement ne peut pas dépasser 30 % du prix convenu. Ce formalisme n’est pas accessoire.
Il protège à la fois l’organisme et le bénéficiaire. En cas de contrôle, d’impayé, de litige ou de contestation sur le contenu de la prestation, ce sont ces documents qui démontrent la conformité de l’action proposée.
Mettre en place un cadre interne conforme
Tout organisme de formation doit également établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires et aux apprentis. Ce document fixe les principales mesures en matière de santé, de sécurité, de discipline, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et apprentis lorsque cela s’applique. Le règlement intérieur doit être établi dans les trois mois suivant le début de l’activité.
Au-delà du texte lui-même, il faut aussi être en mesure de justifier les titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement intervenant dans les actions de formation, ainsi que l’adéquation entre leurs compétences et les prestations réalisées. Cette exigence est centrale : elle touche directement à la crédibilité de l’organisme et à sa capacité à démontrer le sérieux de son offre.
Le cadre légal prévoit en parallèle des restrictions d’exercice : certaines condamnations pénales peuvent interdire d’exercer des fonctions de direction, d’administration ou d’enseignement au sein d’un organisme de formation. Là encore, on voit bien que l’activité de formation est considérée comme une activité réglementée, et non comme une simple prestation de service ordinaire.
Respecter ses obligations comptables et déclaratives chaque année
Une fois l’activité lancée, les obligations ne s’arrêtent pas. Chaque année, l’organisme doit transmettre un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité au titre du dernier exercice comptable clos. En l’absence de transmission, la déclaration d’activité devient caduque.
C’est un point critique : un organisme qui oublie son BPF peut se retrouver administrativement « sorti » du cadre, même s’il continue à former.
Les organismes de droit privé doivent également établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. En cas d’activités multiples, la comptabilité doit permettre d’isoler distinctement l’activité de formation professionnelle, et, le cas échéant, celle liée à l’apprentissage. Cette séparation comptable est essentielle pour la lisibilité financière et pour les contrôles.
Autrement dit, tenir une comptabilité propre, structurée et traçable est une obligation légale. Plus l’organisme grandit, plus cette exigence devient stratégique.
Informer sans induire en erreur
La communication commerciale d’un organisme de formation est, elle aussi, encadrée. Si la publicité fait mention de la déclaration d’activité, elle doit reprendre la formule légale prévue par le Code du travail : l’enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.
Par ailleurs, la publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur l’accès à la formation, son contenu, sa portée ou ses modalités de financement.
Cette obligation mérite d’être prise au sérieux, notamment dans un contexte où les promesses marketing peuvent vite devenir excessives. Un site internet, une brochure ou une page de vente trop approximatifs peuvent exposer l’organisme à des remarques, voire à des difficultés en cas de contrôle. Mieux vaut une communication claire, précise et vérifiable qu’un discours trop commercial.
De nouvelles obligations sur certaines formations spécifiques
Depuis le 1er septembre 2025, les organismes de formation doivent également déclarer dans le Passeport de prévention les formations en santé et sécurité au travail (SST) qu’ils dispensent et qui entrent dans le périmètre prévu par les textes.
Cette évolution montre bien que les obligations des organismes de formation continuent d’évoluer. Se mettre en conformité une fois ne suffit pas : il faut maintenir une veille réglementaire active pour adapter ses process, ses documents et ses outils de traçabilité.
Une conformité qui conditionne la pérennité de l’OF
En pratique, les obligations légales d’un organisme de formation reposent sur une logique simple : déclarer correctement son activité, contractualiser proprement ses prestations, encadrer son fonctionnement interne, assurer une gestion comptable rigoureuse et communiquer sans ambiguïté.
À cela s’ajoutent des obligations spécifiques selon les actions proposées, les financeurs mobilisés et les évolutions réglementaires.
Enfin, il faut rappeler que la certification Qualiopi ne remplace pas ces obligations. Elle s’y ajoute lorsqu’un organisme souhaite accéder à des fonds publics ou mutualisés. Être conforme juridiquement est donc le socle ; la certification qualité vient ensuite renforcer l’accès au financement et la crédibilité de la structure.
